DMS docucore digitale con gestione chiara di documenti bancari, workflow e dati finanziari.

DMS, flexibel oder Assistenz

System

international

einsetzbar

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VOM DMS ZUR
ASSISTENZ

Vom Dokumenten-management zur operativen Assistenz: Wie sich docucore weiterentwickelt — ohne seine Grundlage zu verlassen

Das bedeutet für Sie

Dokumentenmanagement im Finanzumfeld war bei docucore nie gleichbedeutend mit Ablage.Von Beginn an ging es um Struktur, Kontext und Kontrolle: Dokumente wurden erkannt, klassifiziert, validiert und systemisch Prozessen zugeordnet — nicht manuell sortiert oder isoliert gespeichert.

Diese Logik folgt dem Prinzip des Straight-Through-Processing: Dokumente werden automatisch verarbeitet, eindeutig identifiziert und mit Mandanten, Portfolios, Konti, Wertschriften, Transaktionen und Zeitpunkten. Dadurch entstehen konsistente Informationsketten, die operative Arbeit ebenso wie regulatorische Anforderungen unterstützen.

Ein modernes DMS fungiert damit als aktiver Bestandteil der Infrastruktur — es verbindet Bankdokumente mit PM-Daten und schafft einen strukturierten Informationsfluss, statt lediglich Inhalte zu archivieren.

Ein Portfolio-Management-System liefert Zahlen, Bewertungen und Berechnungen — doch die zugrunde liegenden Nachweise liegen in Dokumenten.Erst die Verknüpfung beider Ebenen macht Informationen belastbar, nachvollziehbar und prüffähig.

docucore ergänzt das PM daher nicht nur organisatorisch, sondern strukturell:

Dokumente werden eindeutig Transaktionen, Portfolios und Mandanten zugeordnet
Datenströme werden verifizierbar und plausibilisiert
fehlende oder abweichende Buchungen können erkannt werden
Transaktionen werden anhand offizieller Bankbelege validiert

So entsteht eine unabhängige Prüfebene zwischen Bank, PM und Governance-Funktionen — ein geschlossener Kontrollkreis statt isolierter Datensichten.

Das System erweitert somit aktiv die Aussagekraft der PM-Daten — es ergänzt, überprüft und kontextualisiert sie.

NEUE MODULE

Automatisierter Abgleich von Depotauszügen mit PM-Systemen ohne Bankschnittstelle
Der manuelle, monatliche Abgleich von Positionen und Saldi ist zeit- und

ressourcenintensiv. Unsere praxisnahe Lösung automatisiert diesen Prozess, spart erheblich Zeit und Personalaufwand und ist dabei intuitiv und einfach zu bedienen.
Transaktions-Generator für Portfolios ohne Bankschnittstelle
Manuelles Buchen von Transaktionen ab Beleg gehört der Vergangenheit an.

Der Transaktions-Generator liest die gängigsten Transaktionstypen direkt aus PDF-Belegen aus und erzeugt strukturierte Data-Records für den Import ins PMS-ystem.
Visualisiert komplexe Transaktionsverläufe samt Dokumenten in einem integrierten Kontext.
Private-Equity-Transaktionen werden auf einer übersichtlichen Timeline dargestellt – inklusive aller zugehörigen Dokumente. Klar strukturiert, schnell erfassbar und vollständig in das System integriert.
Zentrale Differenzenanalyse und -bereinigung
Alle im PM-System identifizierten Differenzen können in’s Assistenz- System übernommen werden. Dort unterstützt das System die fachliche Einordnung und Verifizierung der Abweichungen und begleitet den gesamten Prozess der Differenzenbereinigung – von der Analyse bis zur Klärung.
Stellen Sie Fragen direkt an Ihr Assistenz-System.
Stellen Sie Fragen direkt an Ihr Assistenz-System. Abfragen können hinterlegt und in der gewünschten Frequenz automatisch ausgeführt werden.

Beispiele:

Welches Portfolio hält Bain Capital Asia Fund III?

Hat Portfolio 12345 jemals ABB gekauft?

Wann und in welchem Portfolio wurde zuletzt Gold verkauft?
Automatisierte Auswertung definierter Parameter zur Unterstützung regulatorischer Funktionen.
Kapitalflüsse, Retros, Quellensteuern sowie spezifische Restriktionen auf Titel, Asset Classes, Währungen und weitere Parameter lassen sich flexibel definieren und automatisiert auswerten.
Aufbau einer strukturierten, durchsuchbaren Wissensbasis aus Dokumentbeständen.
Ein leistungsfähiges Fulltext-Wiki ist in wenigen Schritten aufgebaut. Word- Dokumente werden hochgeladen, automatisch in PDFs konvertiert und stehen jederzeit als strukturierte Wissensbasis zur Verfügung.
Organisation, Priorisierung und Ressourcenzuordnung operativer Tätigkeiten.
Vermögensverwalter und Family Offices arbeiten mit branchenspezifischen Aufgaben. Diese lassen sich klar strukturieren, priorisieren und Ressourcen effizient zuweisen. Integriert sind Personal- und Absenzenplanung sowie tägliche To-do-Listen. Damit nichts übersehen wird und Aufgaben frühzeitig verteilt werden können.
Zentrale Verwaltung automatisierter Datenabfragen zur Qualitätssicherung und zum Reporting.
Bei direkter PM-System-Anbindung können relevante SQL-Abfragen zentral, sauber und übersichtlich verwaltet werden. Makros lassen sich definieren und in der gewünschten Frequenz ausführen. Die SQL Library ist in zwei Bereiche gegliedert: Data Quality und Client Reporting.

DMS MODULE

vollintegriertes Multilayer OCR
Ob Vertragsklausel, Abrechnungsnummer oder Transaktionsdetails – unsere Multilayer-OCR der neuesten Generation denkt mit.

Basierend auf modernster KI- und Deep-Learning-Technologie erkennt sie komplexe Zusammenhänge, versteht Kontext und extrahiert selbst feinste Details aus digitalen und gescannten Dokumenten – präzise, schnell und zuverlässig.

Die KI-gestützte Suchfunktion geht weit über klassische Schlagwortsuche hinaus: Sie analysiert Inhalte semantisch, interpretiert Strukturen und findet relevante Informationen in Sekundenschnelle – unabhängig von Format, Layout oder Dateityp.
zu den Features
Entspannt budgetieren mit klaren Preisen
Unser DMS-Modell ist bewusst einfach, transparent und fair gestaltet.

Die Jahreslizenz beträgt 9'875 CHF und umfasst bereits 5 Depotbanken. Jede weitere aktive Depotbank wird mit 475 CHF pro Jahr berechnet. Hinzu kommt eine einmalige Setup-Gebühr, die vom benötigten Umfang abhängt. Grundsätzlich ist ein normales Setup im Umfang von einem Tag möglich.

So profitieren Sie von einer kosteneffizienten, skalierbaren und klar nachvollziehbaren Preisstruktur – ohne versteckte Kosten.
zum Pricing
Ordnung als Ausdruck von Vertrauen
Die FINMA erwartet von beaufsichtigten Instituten eine Organisation, die Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Sorgfalt gewährleistet – kurz: Strukturen, die Vertrauen schaffen.

docucore unterstützt Finanzinstitute genau darin. Das System schafft Klarheit und Sicherheit im Umgang mit sensiblen Dokumenten, erfüllt die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und wird von der FINMA entsprechend goutiert.

Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem ist weit mehr als technische Infrastruktur – es ist ein sichtbares Zeichen gelebter Verantwortung. Wer mit docucore arbeitet, zeigt, dass Compliance nicht als Pflicht verstanden wird, sondern als Bestandteil einer vertrauenswürdigen Unternehmenskultur.

So stärkt docucore nicht nur die organisatorische Effizienz, sondern auch die Reputation eines Instituts – und damit das, was in der Finanzwelt den höchsten Wert hat: Vertrauen.
Sie können entspannen!
Die Anwendung wird vollständig in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur betrieben und fügt sich nahtlos in bestehende Systeme ein. Die Installation erfolgt auf einem Windows Server mit einer MS-SQL-Datenbank, wodurch eine stabile und leistungsfähige Umgebung gewährleistet ist.

Sämtliche Daten verbleiben innerhalb Ihres Unternehmens – ohne externe Cloud-Speicherung oder Drittzugriffe. Über ein fein abgestuftes Rollen- und Berechtigungssystem steuern Sie exakt, wer auf welche Informationen zugreifen darf.

So behalten Sie jederzeit die Hoheit über Ihre Daten und schaffen die Grundlage für maximale Sicherheit, Vertraulichkeit und regulatorische Konformität – ein entscheidender Vorteil, wenn es um sensible Finanzinformationen geht.
Ihre Entscheidung!
Statt das DMS auf Ihrer eigenen IT-Umgebung zu betreiben, können Sie docucore DMS direkt auf der hochperformanten und sicheren Infrastruktur von Azure Schweiz nutzen.

Damit profitieren Sie von modernsten Rechenzentrumsstandards, hoher Ausfallsicherheit, automatischen Updates und einem Betrieb, der jederzeit skalierbar bleibt – ganz ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre internen IT-Ressourcen.

Diese Hosting-Variante bietet Ihnen maximale Entlastung, klare Kostenstrukturen und ein Setup, das sich nahtlos an Ihre Anforderungen anpasst.
automatisieren, aber nach Ihren Regeln
Das docucore DMS verbindet Automatisierung mit Freiheit: Sie bestimmen selbst, wie Ihre Prozesse ablaufen sollen. Mit dem integrierten Workflow-Designer lassen sich Abläufe intuitiv konfigurieren – ganz ohne Programmierkenntnisse.

So können Sie Regeln definieren, nach denen Dokumente automatisch erkannt, kategorisiert, verschoben oder bestimmten Benutzern zugewiesen werden.

Ob einfache Routinevorgänge oder komplexe Prüf- und Freigabeprozesse – jede Organisation kann ihre Workflows flexibel an interne Strukturen und Verantwortlichkeiten anpassen. Das Ergebnis: effizientere Abläufe, weniger manuelle Eingriffe und eine lückenlos nachvollziehbare Dokumentenverarbeitung – exakt so, wie Sie sie brauchen.
rasch einsatzfähig
Mit docucore DMS erhalten Sie eine Lösung, die nicht nur leistungsstark, sondern auch professionell implementiert wird. Unser Team übernimmt die vollständige Einrichtung und passt das System präzise an Ihre individuellen Anforderungen und Abläufe an.

So entsteht eine Umgebung, die von Beginn an optimal auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist – ohne den Aufwand eines langwierigen und kostspieligen IT-Projekts.

Statt komplizierter Installationsprozesse erleben Sie einen strukturierten, reibungslosen Start: docucore wird betriebsbereit übergeben, nahtlos integriert und so konfiguriert, dass Sie sofort effizient arbeiten können nachdem Sie die Standarderfassung generiert haben. Eine Lösung, die Einfachheit nicht mit Oberflächlichkeit verwechselt – sondern mit Sorgfalt, Präzision und echter Praxisnähe überzeugt.
mit direkter PM1-Schnittstelle und optionalen Anbindungen an weitere Systeme
Die effiziente Zusammenarbeit moderner Systeme steht und fällt mit ihrer Fähigkeit zur Integration. Deshalb verfügt docucore DMS bereits über eine direkte Schnittstelle zum Portfolio-Management-System PM1 – für einen sicheren Datenaustausch in Echtzeit und ohne Medienbrüche.

Darüber hinaus kann docucore auch an andere Portfolio-Management-Systeme angebunden werden. Diese individuellen Integrationen sind auf Wunsch möglich und werden projektbezogen umgesetzt – damit Ihre Systeme exakt so zusammenarbeiten, wie es Ihre Abläufe erfordern.
flexibel, präzise und sicher – bis ins kleinste Detail
Unsere Lösung bietet eine differenzierte, mandantenfähige Rechteverwaltung, die sich bis auf einzelne Dokumente erstreckt. So definieren Sie mit höchster Genauigkeit, wer auf welche Inhalte zugreifen darf – und behalten jederzeit den Überblick über alle Berechtigungen.

Rollen und Zugriffsrechte lassen sich flexibel gestalten und individuell zuweisen, sodass jede Benutzergruppe genau die Informationen sieht, die für sie relevant sind. Das Ergebnis: maximale Kontrolle, absolute Transparenz und ein Sicherheitskonzept, das sich nahtlos an Ihre Organisationsstruktur anpasst.
Zugriff auf alle Dokumente – jederzeit und überall
Mit docucore DMS bleibt Ihr Dokumentenmanagement unabhängig von Ort und Infrastruktur. Alle Unterlagen werden zentral verwaltet, rollenbasiert freigegeben und sind jederzeit sicher abrufbar – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Dank intelligenter Zugriffssteuerung und moderner Architektur entfallen komplizierte VPN-Verbindungen oder lokale Serverzugriffe. Teams arbeiten standortübergreifend in derselben, stets aktuellen Datenbasis – effizient, sicher und vollständig nachvollziehbar.

So wird ortsunabhängiges Arbeiten nicht zur Herausforderung, sondern zum selbstverständlichen Bestandteil eines modernen, vernetzten Arbeitsalltags.
jeder kann es bedienen, wirklich jeder
Das docucore DMS wurde entwickelt, um komplexe Dokumentenprozesse so einfach und mühelos wie möglich zu gestalten. Die klar strukturierte, moderne Oberfläche führt Benutzer intuitiv durch alle Funktionen – ohne lange Einarbeitungszeiten und ohne technische Hürden.

Dank einer logischen Navigation, übersichtlichen Dashboards und einem reduzierten, professionellen Design finden Sie alles dort, wo Sie es erwarten. Prozesse wie Upload, Zuordnung, Kontrolle und Freigabe lassen sich mit wenigen Klicks erledigen.

Mit docucore arbeiten Teams schneller, entspannter und fehlerfrei – und behalten jederzeit den Überblick über sämtliche Dokumente und Vorgänge. Eine Lösung, die Leistung mit Einfachheit verbindet.