Effiziente Bestands- und Cash-Abstimmung mit docucore DMS
- Michael Bertsch
- 13. Feb.
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 17. Feb.
Wie Vermögensverwalter dank intelligenter OCR und Systemintegration Zeit sparen und Risiken reduzieren
Die Abstimmung von Wertschriften- und Cash-Beständen gehört zu den zeitintensivsten und zugleich kritischsten Aufgaben im Alltag von Vermögensverwaltern. Depot- und Kontoauszüge müssen geprüft, Positionen verglichen, Differenzen analysiert und dokumentiert werden.
Je nach Anzahl von Mandaten, Banken und Depots entsteht dabei ein erheblicher manueller Aufwand
und selbst bei größter Sorgfalt bleibt ein Restrisiko für Fehler bestehen. Genau hier setzt das docucore DMS an:
ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell für Bank- und Vermögensverwaltungsdokumente entwickelt wurde und die Bestands- sowie Cash-Abstimmung weitgehend automatisiert.
Multilayer-OCR: Die Basis für verlässliche Daten
Im Zentrum vom docucore DMS steht eine leistungsfähige Multilayer-OCR-Technologie, die Bankdokumente unterschiedlichster Institute zuverlässig ausliest. Dazu gehören unter anderem:
Depot- und Vermögensaufstellungen
Kontoauszüge
Transaktionsbelege
Abrechnungen sowie weitere banktypische Dokumente
Die OCR ist nicht allein auf Texterkennung ausgelegt, sondern speziell darauf trainiert, strukturierte Finanzdaten präzise zu erfassen. Bei Statements werden sämtliche Positionen — inklusive ISIN, Bestand, Währung und weiterer relevanter Attribute — erkannt und gespeichert. Dadurch entsteht eine belastbare Datengrundlage für alle nachfolgenden Verarbeitungsschritte.
Direkte Anbindung an das Portfoliomanagement-System
Ein zentraler Vorteil vom docucore DMS ist die direkte Integration mit dem Portfoliomanagement-System (PM-System). Ist eine Anbindung vorhanden, können aktuelle Bestände automatisch übernommen werden.
Das bedeutet:
Keine manuelle Datenübertragung
Keine Medienbrüche
Ein konsistenter Datenstand
Ist eine direkte Schnittstelle nicht möglich oder nicht gewünscht, steht alternativ ein Excel-Import zur Verfügung. Auch auf diesem Weg lassen sich Bestände strukturiert und effizient im docucore DMS übernehmen.
Automatischer Bestandsvergleich mit klarer Statusanzeige
Sobald die Daten aus den Bankdokumenten sowie aus dem PM-System (oder Excel) vorliegen, übernimmt das docucore DMS den automatischen Bestandsvergleich.
Das Ergebnis wird übersichtlich dargestellt:
Jede Position erhält einen klaren, farblich visualisierten Status
Auf einen Blick ist erkennbar, ob
eine Position übereinstimmt
ein Bestand abweicht
eine Position fehlt oder zusätzlich vorhanden ist
Das mühsame manuelle Abgleichen von Zahlenkolonnen entfällt — Abweichungen werden unmittelbar sichtbar.
Direkte Kontrolle per Klick auf die ISIN
Transparenz ist entscheidend, insbesondere bei regulatorisch relevanten Prozessen. Daher bietet das docucore DMS eine besonders praktische Funktion: Per Klick auf die ISIN öffnet sich unmittelbar die entsprechende Seite des Bank-Statements, in dem diese Position enthalten ist.
Der Anwender sieht sofort:
das Originaldokument
die exakte Position im Kontext des Statements
sämtliche relevanten Detailinformationen
Unstimmigkeiten lassen sich so schnell prüfen und bewerten — ohne zeitaufwändiges Suchen in PDF-Dokumenten oder Ordnerstrukturen.
Cash-Positionen: Kontoauszüge und Transaktionen im Fokus
Neben Wertschriftenpositionen ist die Cash-Abstimmung ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Das docucore DMS unterstützt diesen Prozess umfassend.
Anzeige des Kontoauszugs direkt bei der Cash-Position Liegt zu einer Cash-Position ein Kontoauszug vor, wird dieser unmittelbar beim entsprechenden Eintrag angezeigt. Ein Klick genügt, um den Originalauszug zu öffnen.
Intelligente Transaktions-Zeitleiste
Besonders leistungsfähig ist die Transaktions-Zeitleiste:
Alle Transaktionen aus dem Kontoauszug werden chronologisch dargestellt
Ergänzt werden sie um die Transaktionen aus dem PM-System
Das docucore DMS erkennt automatisch übereinstimmende Buchungen
So entsteht eine vollständige, konsolidierte Sicht auf sämtliche Cash-Bewegungen.
Belege inklusive
Sind zu einzelnen Transaktionen zusätzliche Dokumente vorhanden (z. B. Abrechnungen oder Zahlungsavis), werden diese ebenfalls angezeigt. Differenzen lassen sich dadurch nicht nur erkennen, sondern schnell und nachvollziehbar klären.
Spürbare Zeitersparnis und höhere Sicherheit
Durch die Kombination aus OCR, Systemintegration und intelligenter Visualisierung ergeben sich klare Vorteile:
Deutlich reduzierte manuelle Arbeit bei der Bestands- und Cash-Abstimmung
Schnellere Fehlererkennung durch klare Statusanzeigen
Hohe Nachvollziehbarkeit durch direkten Zugriff auf Originaldokumente
Größere Prozesssicherheit bei internen Kontrollen und Revisionen
Gerade in einem regulierten Umfeld wird diese Verbindung aus Effizienz und Sicherheit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Kurz vorgestellt: das docucore DMS
Das docucore DMS ist ein spezialisiertes Dokumentenmanagementsystem für Banken, Vermögensverwalter und Finanzdienstleister. Der Fokus liegt auf der intelligenten Verarbeitung, Strukturierung und Nutzung von Finanzdokumenten — von der automatisierten OCR-Erkennung bis zur tiefen Integration in bestehende Fachapplikationen wie Portfoliomanagement-Systeme.
Ziel ist es, manuelle Prozesse zu reduzieren, Transparenz zu erhöhen und die Qualität zentraler Kontrollprozesse nachhaltig zu verbessern.
Fazit: Mehr Überblick, weniger Aufwand
Die automatisierte Bestands- und Cash-Abstimmung mit dem docucore DMS zeigt, wie moderne Technologie den Arbeitsalltag von Vermögensverwaltern spürbar erleichtern kann.
Statt Zeit für manuelle Vergleiche aufzuwenden, können sich Fachpersonen auf die Analyse und Bewertung von Abweichungen konzentrieren — unterstützt durch eine klare, nachvollziehbare und revisionssichere Darstellung aller relevanten Informationen.
Für Vermögensverwalter, die ihre Prozesse effizienter, sicherer und zukunftsfähiger gestalten möchten, bietet das docucore DMS damit einen echten Mehrwert.
